REGULAMIN ORGANIZACYJNY

podmiotu wykonującego działalność leczniczą

Sens Istnienia – Specjalistyczna Poradnia Rodzinna spółka cywilna

obowiązuje od dnia 01-07-2026

Dane identyfikacyjne Podmiotu

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin Organizacyjny określa organizację, sposób i warunki udzielania świadczeń zdrowotnych przez Sens Istnienia – Specjalistyczną Poradnię Rodzinną spółkę cywilną, dalej: „Podmiot” albo „Poradnia”.

2. Regulamin Organizacyjny dotyczy wyłącznie działalności leczniczej wykonywanej przez Podmiot w zakresie objętym wpisem do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą.

3. Usługi psychologiczne, psychoterapeutyczne, diagnostyczne, psychoedukacyjne, coachingowe, mentoringowe, warsztatowe oraz inne usługi rozwojowe, jeżeli nie stanowią świadczeń zdrowotnych, są świadczone na podstawie Regulaminu świadczenia usług Poradni oraz innych właściwych dokumentów.

4. W zakresie dotyczącym świadczeń zdrowotnych, praw pacjenta, dokumentacji medycznej, przebiegu udzielania świadczeń zdrowotnych, organizacji działalności leczniczej oraz opłat za świadczenia zdrowotne pierwszeństwo mają Regulamin Organizacyjny oraz bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.

5. W sprawach organizacyjnych, technicznych i płatniczych nieuregulowanych Regulaminem Organizacyjnym, w szczególności dotyczących rezerwacji wizyt online, przedpłat, płatności, odwołań, zwrotów i usług świadczonych drogą elektroniczną, stosuje się odpowiednio Regulamin świadczenia usług Poradni, o ile nie jest to sprzeczne z Regulaminem Organizacyjnym, przepisami prawa ani prawami pacjenta.

6. Podmiot udziela świadczeń zdrowotnych odpłatnie, bez finansowania ze środków publicznych, chyba że odrębna umowa lub przepis prawa stanowi inaczej.

7. Podmiot nie jest jednostką systemu Państwowego Ratownictwa Medycznego, szpitalem, izbą przyjęć ani Szpitalnym Oddziałem Ratunkowym. W sytuacji nagłego zagrożenia życia lub zdrowia pacjent albo jego opiekun powinien skontaktować się z numerem alarmowym 112 albo 999 albo zgłosić się do najbliższego SOR lub izby przyjęć.

§ 2. Cele i zadania Podmiotu

1. Celem Podmiotu jest udzielanie ambulatoryjnych świadczeń zdrowotnych z zakresu psychiatrii dzieci i młodzieży, zgodnie z wpisem do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą, aktualną wiedzą medyczną oraz kwalifikacjami osób udzielających świadczeń.

2. Do zadań Podmiotu należy w szczególności udzielanie konsultacji psychiatrycznych dzieci i młodzieży, ocena stanu zdrowia psychicznego pacjenta, ustalanie rozpoznania i zaleceń lekarskich, ordynowanie leczenia, wystawianie dokumentów medycznych, prowadzenie dokumentacji medycznej oraz współpraca z innymi podmiotami w zakresie niezbędnym do zapewnienia ciągłości leczenia.

3. Podmiot nie udziela świadczeń całodobowych, szpitalnych, ratunkowych ani interwencyjnych.

4. Podmiot nie realizuje wizyt domowych.

§ 3. Rodzaj działalności leczniczej i zakres świadczeń zdrowotnych

1. Podmiot wykonuje działalność leczniczą w rodzaju: ambulatoryjne świadczenia zdrowotne.

2. Zakres świadczeń zdrowotnych udzielanych przez Podmiot obejmuje konsultacje psychiatryczne dzieci i młodzieży.

3. W ramach konsultacji psychiatrycznych dzieci i młodzieży lekarz może w szczególności przeprowadzać konsultacje pierwszorazowe i kontrolne, oceniać stan zdrowia psychicznego pacjenta, ustalać rozpoznanie i zalecenia, ordynować leczenie, wystawiać e-recepty, e-skierowania, e-ZLA, zaświadczenia lekarskie oraz inne dokumenty medyczne, jeżeli jest to medycznie uzasadnione i zgodne z obowiązującymi przepisami.

4. Podmiot nie gwarantuje wystawienia recepty, zwolnienia lekarskiego, skierowania, zaświadczenia, opinii ani innego dokumentu na żądanie pacjenta, rodzica lub opiekuna. Decyzję w tym zakresie podejmuje osoba udzielająca świadczenia zdrowotnego zgodnie z aktualną wiedzą medyczną, przepisami prawa i stanem zdrowia pacjenta.

5. Podmiot nie sporządza opinii sądowych ani ekspertyz na potrzeby postępowań sądowych lub administracyjnych, chyba że wyraźnie ustalono inaczej i mieści się to w zakresie kompetencji osoby sporządzającej dokument.

§ 4. Struktura organizacyjna

1. W strukturze Podmiotu funkcjonuje jeden zakład leczniczy pod nazwą Poradnia Zdrowia Psychicznego Sens Istnienia.

2. W ramach zakładu leczniczego funkcjonuje jednostka organizacyjna pod nazwą Ambulatoryjna Jednostka Zdrowia Psychicznego, oznaczona kodem resortowym 01.

3. W ramach jednostki organizacyjnej funkcjonuje komórka organizacyjna pod nazwą Poradnia zdrowia psychicznego, oznaczona kodem resortowym 001 oraz kodem specjalności komórki organizacyjnej 1700.

4. Zakład leczniczy, jednostka organizacyjna oraz komórka organizacyjna działają pod adresem: ul. Sarmacka 22 lok. 89, 02-972 Warszawa.

5. Zadaniem Ambulatoryjnej Jednostki Zdrowia Psychicznego jest organizowanie udzielania ambulatoryjnych świadczeń zdrowotnych oraz zapewnienie warunków organizacyjnych niezbędnych do ich udzielania.

6. Zadaniem komórki organizacyjnej Poradnia zdrowia psychicznego jest udzielanie ambulatoryjnych świadczeń zdrowotnych z zakresu psychiatrii dzieci i młodzieży, obejmujących konsultacje psychiatryczne dzieci i młodzieży oraz czynności lekarskie bezpośrednio związane z ich udzielaniem.

7. Świadczeń zdrowotnych udzielają osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe, uprawnienia oraz prawo wykonywania zawodu, jeżeli jest ono wymagane.

8. Obsługę organizacyjną, rejestrację pacjentów, rozliczenia, komunikację z pacjentami oraz obsługę systemu informatycznego prowadzi Podmiot lub osoby działające na jego rzecz, na podstawie odpowiednich umów, upoważnień i zakresów dostępu.

9. Osoby udzielające świadczeń zdrowotnych odpowiadają za prawidłowość merytoryczną udzielanych przez siebie świadczeń, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zasadami wykonywania zawodu, posiadanymi kwalifikacjami oraz zawartymi umowami.

§ 5. Kierowanie Podmiotem

1. Za kierowanie Podmiotem odpowiedzialni są wspólnicy spółki cywilnej: Karolina Bochenek-Hełmecka oraz Krzysztof Sajdak, działający zgodnie z zasadami prowadzenia spraw i reprezentacji spółki cywilnej.

2. Do zadań osób kierujących Podmiotem należy w szczególności: ustalanie Regulaminu Organizacyjnego, zapewnienie organizacyjnych warunków udzielania świadczeń zdrowotnych, zawieranie umów z osobami udzielającymi świadczeń zdrowotnych, zapewnienie prowadzenia i ochrony dokumentacji medycznej, zapewnienie ochrony danych osobowych, ustalanie opłat za świadczenia zdrowotne oraz przyjmowanie i rozpatrywanie skarg oraz wniosków pacjentów.

3. Za bieżącą organizację działalności leczniczej Poradni, w tym koordynację spraw administracyjnych związanych z udzielaniem świadczeń zdrowotnych, obiegiem dokumentacji, współpracą ze specjalistami oraz kontaktem z organami kontrolnymi, odpowiedzialny jest Krzysztof Sajdak.

4. Wskazanie osoby, o której mowa w ust. 3, nie ogranicza uprawnień drugiego wspólnika do prowadzenia spraw spółki cywilnej ani reprezentowania wspólników zgodnie z umową spółki i obowiązującymi przepisami.

5. Odpowiedzialność za prawidłowe udzielanie świadczeń zdrowotnych, podejmowanie decyzji medycznych dotyczących rozpoznania i leczenia oraz prowadzenie dokumentacji medycznej w zakresie danego świadczenia ponosi osoba wykonująca zawód medyczny udzielająca tego świadczenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami i zakresem swoich kwalifikacji.

6. Jednostką organizacyjną oraz komórką organizacyjną kierują wspólnicy Podmiotu. Bieżącą koordynację spraw administracyjnych i organizacyjnych wykonuje osoba wskazana w ust. 3, natomiast odpowiedzialność za decyzje medyczne i prawidłowość udzielania konkretnego świadczenia ponosi osoba wykonująca zawód medyczny, która tego świadczenia udziela.

§ 6. Miejsce i formy udzielania świadczeń zdrowotnych

1. Świadczenia zdrowotne są udzielane w zakładzie leczniczym Poradnia Zdrowia Psychicznego Sens Istnienia pod adresem: ul. Sarmacka 22 lok. 89, 02-972 Warszawa.

2. Świadczenia zdrowotne mogą być udzielane stacjonarnie oraz, jeżeli dana usługa została udostępniona przez Podmiot w takiej formie, za pośrednictwem systemów teleinformatycznych lub systemów łączności.

3. Osoba udzielająca świadczenia zdrowotnego może odmówić udzielenia świadczenia w formie zdalnej albo przerwać świadczenie zdalne, jeżeli uzna, że stan pacjenta, charakter sprawy, bezpieczeństwo pacjenta albo jakość połączenia wymagają wizyty stacjonarnej, pilnej pomocy lub innej formy kontaktu z właściwym podmiotem.

4. Podmiot nie realizuje wizyt domowych.

§ 7. Rejestracja pacjentów i organizacja przyjęć

1. Rejestracja pacjentów odbywa się za pośrednictwem systemu rezerwacji online, telefonicznie, mailowo albo za pośrednictwem osoby współpracującej z Poradnią, zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie świadczenia usług Poradni.

2. Warunkiem skutecznej rezerwacji świadczenia zdrowotnego jest dokonanie przedpłaty w wysokości 100% ceny wizyty, chyba że Poradnia wyraźnie ustali inaczej.

3. Brak dokonania przedpłaty w terminie wskazanym przez Poradnię albo system rezerwacji online może skutkować uznaniem terminu za niepotwierdzony i udostępnieniem go innej osobie.

4. Podczas rejestracji pacjent albo jego rodzic lub opiekun podaje dane niezbędne do umówienia wizyty, identyfikacji pacjenta, prowadzenia dokumentacji medycznej, kontaktu organizacyjnego oraz rozliczenia płatności.

5. W przypadku pacjenta małoletniego rezerwacji dokonuje rodzic, opiekun prawny albo inna osoba uprawniona do działania w imieniu małoletniego.

6. Terminy świadczeń zdrowotnych ustalane są według dostępności osób udzielających świadczeń.

7. Podmiot może odmówić przyjęcia pacjenta albo zaproponować inny termin, jeżeli zakres oczekiwanej pomocy wykracza poza możliwości Podmiotu, stan pacjenta wymaga pilnej pomocy w innym trybie, pacjent nie poda danych koniecznych do udzielenia świadczenia albo pacjent lub jego opiekun narusza zasady bezpieczeństwa, porządku lub godności innych osób.

§ 8. Przebieg udzielania świadczeń zdrowotnych

1. Świadczenia zdrowotne są udzielane po wcześniejszym umówieniu wizyty i skutecznym potwierdzeniu rezerwacji.

2. Przed rozpoczęciem świadczenia pacjent albo jego rodzic lub opiekun może zostać poproszony o potwierdzenie tożsamości, podanie danych niezbędnych do dokumentacji medycznej, przekazanie informacji o stanie zdrowia oraz przedstawienie dotychczasowej dokumentacji medycznej, jeżeli jest istotna dla udzielenia świadczenia.

3. Osoba udzielająca świadczenia zdrowotnego przeprowadza konsultację, wywiad i ocenę stanu zdrowia oraz podejmuje decyzje dotyczące rozpoznania i leczenia zgodnie z aktualną wiedzą medyczną, obowiązującymi przepisami prawa i stanem zdrowia pacjenta.

4. Po konsultacji pacjent albo jego rodzic lub opiekun otrzymuje zalecenia, receptę, skierowanie, zaświadczenie lub inną informację medyczną, jeżeli wynika to z przebiegu wizyty i decyzji osoby udzielającej świadczenia.

5. Jeżeli stan pacjenta wymaga pomocy wykraczającej poza zakres Poradni, osoba udzielająca świadczenia zdrowotnego może zalecić kontakt z innym podmiotem leczniczym, lekarzem podstawowej opieki zdrowotnej, specjalistą, SOR, izbą przyjęć albo numerem alarmowym.

6. Pacjent albo jego rodzic lub opiekun ma obowiązek udzielać prawdziwych i możliwie pełnych informacji o stanie zdrowia pacjenta, przyjmowanych lekach, przebytym leczeniu, hospitalizacjach oraz innych okolicznościach istotnych dla udzielenia świadczenia.

§ 9. Świadczenia zdrowotne dla małoletnich

1. Świadczenie zdrowotne jest udzielane pacjentowi małoletniemu po uzyskaniu zgody jego przedstawiciela ustawowego, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w obowiązujących przepisach prawa.

2. Jeżeli pacjent ukończył 16 lat, wymagana jest również jego zgoda na udzielenie świadczenia zdrowotnego.

3. Pacjentowi, który nie ukończył 16 lat, lekarz przekazuje informacje dotyczące świadczenia w zakresie i formie odpowiedniej do jego wieku, stopnia dojrzałości oraz potrzeb związanych z prawidłowym przebiegiem konsultacji, a także wysłuchuje jego zdania.

4. W razie sprzeciwu pacjenta, który ukończył 16 lat, rozbieżności między jego stanowiskiem a stanowiskiem przedstawiciela ustawowego albo sporu między przedstawicielami ustawowymi stosuje się zasady wynikające z obowiązujących przepisów prawa, w tym dotyczące zezwolenia sądu opiekuńczego. Do czasu wyjaśnienia sytuacji Podmiot może wstrzymać udzielenie świadczenia planowego, chyba że zachodzi nagłe zagrożenie życia lub zdrowia.

5. Zasady przebywania małoletnich na terenie Poradni, odbioru dziecka, samodzielnego wejścia lub opuszczenia Poradni oraz kontaktu z rodzicami lub opiekunami określają Regulamin świadczenia usług Poradni oraz Standardy Ochrony Małoletnich.

§ 10. Odpłatność za świadczenia zdrowotne

1. Świadczenia zdrowotne udzielane przez Podmiot są odpłatne.

2. Warunkiem skutecznej rezerwacji świadczenia zdrowotnego jest dokonanie przedpłaty w wysokości 100% ceny wizyty, chyba że Poradnia wyraźnie ustali inaczej.

3. Wysokość opłat za świadczenia zdrowotne określa aktualny Cennik.

4. Aktualny Cennik jest dostępny na stronie internetowej Poradni, w systemie rezerwacji online oraz w miejscu udzielania świadczeń zdrowotnych.

5. Podmiot nie prowadzi rozliczeń gotówkowych.

6. W przypadku odwołania wizyty najpóźniej na 24 godziny przed jej terminem pacjentowi przysługuje zwrot uiszczonej opłaty albo możliwość przeniesienia przedpłaty na inny termin, zgodnie z Regulaminem świadczenia usług Poradni.

7. W przypadku nieodwołania wizyty w terminie, odwołania wizyty później niż 24 godziny przed jej terminem albo niestawienia się pacjenta na wizytę uiszczona przedpłata nie podlega zwrotowi, chyba że Poradnia postanowi inaczej w indywidualnym przypadku.

8. Opłaty za świadczenia zdrowotne nie są różnicowane ze względu na obywatelstwo ani państwo zamieszkania pacjenta.

9. Udostępnienie dokumentacji medycznej jest bezpłatne. Przygotowanie dodatkowego dokumentu na wniosek pacjenta, który nie stanowi udostępnienia istniejącej dokumentacji medycznej, jest odpłatne zgodnie z aktualnym Cennikiem, o ile przepisy prawa nie przewidują jego bezpłatnego wydania.

§ 11. Dokumentacja medyczna

1. Podmiot prowadzi dokumentację medyczną pacjentów korzystających ze świadczeń zdrowotnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

2. Dokumentacja medyczna jest prowadzona w postaci elektronicznej, z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, w szczególności systemu Medfile albo innego systemu spełniającego wymagania prawne i organizacyjne.

3. Dokumentacja medyczna zawiera dane wymagane przepisami prawa, w tym dane identyfikujące pacjenta, oznaczenie Podmiotu, opis stanu zdrowia lub udzielonych świadczeń oraz datę sporządzenia wpisu.

4. Dostęp do dokumentacji medycznej mają wyłącznie osoby uprawnione, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań.

5. Podmiot udostępnia dokumentację medyczną pacjentowi, przedstawicielowi ustawowemu pacjenta, osobie upoważnionej przez pacjenta oraz innym podmiotom i organom, jeżeli wynika to z przepisów prawa.

6. Dokumentacja medyczna może być udostępniana w szczególności do wglądu, przez sporządzenie wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej albo na informatycznym nośniku danych.

7. Podmiot prowadzi wykaz udostępnianej dokumentacji medycznej.

8. W przypadku zakończenia działalności leczniczej miejsce przechowywania dokumentacji medycznej zostanie określone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz ujawnione we właściwym rejestrze, jeżeli będzie to wymagane.

§ 12. Prawa i obowiązki pacjenta

1. Pacjent ma prawo w szczególności do świadczeń zdrowotnych odpowiadających aktualnej wiedzy medycznej, informacji o swoim stanie zdrowia, wyrażenia zgody albo odmowy zgody na udzielenie świadczenia, poszanowania godności i intymności, zachowania tajemnicy informacji z nim związanych, dostępu do dokumentacji medycznej oraz zgłoszenia skargi lub wniosku.

2. Pacjent albo jego rodzic lub opiekun ma obowiązek podawać prawdziwe dane osobowe i kontaktowe, przekazywać prawdziwe informacje o stanie zdrowia, przestrzegać zasad bezpieczeństwa i porządku w Poradni, odnosić się z szacunkiem do personelu i innych osób, terminowo dokonywać płatności oraz odwoływać wizyty z odpowiednim wyprzedzeniem.

3. Informacja o prawach pacjenta jest dostępna w miejscu udzielania świadczeń oraz na stronie internetowej właściwego organu publicznego lub Rzecznika Praw Pacjenta.

§ 13. Tajemnica i ochrona danych

1. Osoby udzielające świadczeń zdrowotnych oraz osoby uczestniczące w obsłudze pacjentów są zobowiązane do zachowania w tajemnicy informacji związanych z pacjentem.

2. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa także po zakończeniu współpracy z Podmiotem oraz po śmierci pacjenta, w zakresie wynikającym z przepisów prawa.

3. Dane osobowe pacjentów są przetwarzane zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności RODO, przepisami o prawach pacjenta i dokumentacji medycznej oraz innymi właściwymi przepisami prawa.

4. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych zawiera Klauzula informacyjna RODO oraz Polityka prywatności dostępne w Poradni oraz na stronie internetowej Poradni.

5. Zabrania się nagrywania wizyt, sesji lub konsultacji bez wyraźnej zgody wszystkich uczestników spotkania oraz osoby udzielającej świadczenia.

§ 14. Współdziałanie z innymi podmiotami

1. Podmiot współdziała z innymi podmiotami wykonującymi działalność leczniczą oraz innymi specjalistami w zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowości diagnostyki, leczenia i ciągłości opieki nad pacjentem.

2. Współdziałanie może obejmować w szczególności kierowanie pacjenta do innego lekarza lub placówki, przekazywanie dokumentacji medycznej uprawnionym podmiotom, wydawanie zaleceń dotyczących dalszego leczenia oraz informowanie pacjenta albo jego opiekuna o potrzebie pilnej konsultacji, hospitalizacji lub kontaktu z pomocą doraźną.

3. Przekazanie dokumentacji lub informacji innemu podmiotowi następuje zgodnie z przepisami prawa oraz zasadami tajemnicy zawodowej i ochrony danych.

§ 15. Standardy Ochrony Małoletnich

1. Podmiot stosuje Standardy Ochrony Małoletnich, których celem jest zapewnienie bezpieczeństwa dzieci i młodzieży korzystających z usług Poradni.

2. Pełna wersja Standardów oraz wersja skrócona przeznaczona dla dzieci i młodzieży są dostępne w siedzibie Poradni oraz na stronie internetowej Poradni.

3. W razie podejrzenia krzywdzenia dziecka, zagrożenia jego życia, zdrowia lub bezpieczeństwa, Podmiot albo osoba udzielająca świadczenia podejmują działania przewidziane w Standardach i przepisach prawa.

§ 16. Skargi i wnioski

1. Pacjent, rodzic lub opiekun może złożyć skargę, wniosek lub reklamację dotyczącą organizacji pracy Podmiotu, jakości obsługi albo sposobu udzielania świadczeń zdrowotnych.

2. Skargi i wnioski można składać mailowo na adres: kontakt@sensistnienia.pl, pisemnie na adres siedziby Podmiotu albo osobiście w miejscu udzielania świadczeń.

3. Skarga powinna zawierać dane umożliwiające kontakt z osobą składającą skargę oraz opis sprawy.

4. Podmiot rozpatruje skargi bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania, a w sprawach szczególnie złożonych w terminie 30 dni.

5. Pacjent może również zwrócić się do Rzecznika Praw Pacjenta.

§ 17. Monitoring

1. Podmiot nie stosuje monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach, w których udzielane są świadczenia zdrowotne.

2. Podmiot nie stosuje monitoringu wizyjnego w poczekalni ani innych pomieszczeniach ogólnodostępnych, chyba że Regulamin Organizacyjny zostanie zmieniony, a monitoring będzie spełniał wymagania wynikające z przepisów prawa.

§ 18. Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej

1. Podmiot posiada obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej podmiotu wykonującego działalność leczniczą.

2. Ubezpieczenie obejmuje szkody będące następstwem udzielania świadczeń zdrowotnych albo niezgodnego z prawem zaniechania ich udzielenia, w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów i umowy ubezpieczenia.

§ 19. Udostępnienie Regulaminu Organizacyjnego

1. Regulamin Organizacyjny jest dostępny w miejscu udzielania świadczeń zdrowotnych, na stronie internetowej Poradni oraz na żądanie pacjenta w formie elektronicznej lub papierowej.

2. Aktualne informacje o zakresie świadczeń zdrowotnych, opłatach, zasadach udostępniania dokumentacji medycznej oraz ewentualnym monitoringu są podawane do wiadomości pacjentów w miejscu udzielania świadczeń lub na stronie internetowej Poradni.

§ 20. Postanowienia końcowe

1. Regulamin Organizacyjny wchodzi w życie z dniem 01-07-2026.

2. Zmiany Regulaminu Organizacyjnego wymagają decyzji osób kierujących Podmiotem.

3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem Organizacyjnym stosuje się przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności przepisy o działalności leczniczej, prawach pacjenta, dokumentacji medycznej, ochronie danych osobowych oraz wykonywaniu zawodów medycznych.

Karolina Bochenek-Hełmecka                                                                                        Krzysztof Sajdak